Qué es una PMO

Oficina de Administración de Proyectos

Kontakto PMO





Alfonso A. Molina E.
Main PMO Director

clsgroup

Descripción de la oficina de administración de proyectos



Oficina de administración de proyectos

Una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es una entidad que provee a la organización y a los Jefes de Proyecto el apoyo en la aplicación de metodologías y servicios en la aplicación efectiva de prácticas de Gestión de proyectos así como la información crítica para fundamentar la toma de decisiones y entregar resultados conforme a las expectativas del proyecto, programa, y cartera de proyectos.


Tipos de PMO

Beneficios de una PMO


Influencia de la estructura de la organización en los proyectos

Proyecto

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

Los clasificamos de forma:

1. Temporal; Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado. Temporal no necesariamente significa de corta duración; muchos proyectos duran varios años. Sin embargo, la duración de un proyecto es limitada.

2. Productos, servicios o resultados únicos; Un proyecto crea productos entregables únicos.

3. Elaboración gradual; Es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. Lo que significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante acciones, asignaciones e incrementos el proyecto. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables.

Proyectos frente a trabajos operativos

Las organizaciones realizan trabajos con el fin de lograr un objetivo o conjunto de objetivos. Por lo general, los trabajos se clasifican en proyectos y operaciones y pueden compartir varias de las siguientes características:

• Realizados por personas. • Restringidos por la limitación de los recursos. • Planificados, ejecutados y controlados.

Podemos mencionar como ejemplos de proyectos entre otros:

• Desarrollar un nuevo producto o servicio. • Efectuar un cambio en la estructura, en el personal o en el estilo de una organización. • Diseñar un nuevo vehículo de transporte. • Desarrollar o adquirir un nuevo sistema de información o modificarlo. • Construir un edificio o una nueva planta. • Construir un sistema de abastecimiento de agua para una comunidad. • Realizar una campaña para un partido político. • Implementar un nuevo procedimiento o proceso de negocio. • Responder a una solicitud de contrato. • Diseñar e Implementar un sistema de ahorro de energía para la empresa.


Proyectos y Planificación estratégica

Los proyectos son una forma de organizar las actividades que no pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización. Por lo tanto, los proyectos se usan a menudo como un medio de lograr el plan estratégico de la organización, ya sea esté plan implementado y ejecutado por el equipo del proyecto de la organización o bien un proveedor de implantación de servicios PMO externo. Generalmente, los proyectos son autorizados como resultado de una o más de las siguientes consideraciones estratégicas:

1.Una demanda del mercado.
2.Una necesidad de la organización.
3.Un avance tecnológico.
4.Un requisito legal.
5.Una mejora en productos o servicios.
6.El incremento y control de la calidad de la operación, productos y servicios.
7.La optimización de la operación de las áreas funcionales de la empresa con el objetivo de ahorro de recursos materiales, humanos y financieros.


¿Qué es la Direccion de proyectos?

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, metodologías, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, de planificación, de ejecución, de seguimiento y control, y de cierre. El director del proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.


La dirección de un proyecto incluye:
• Identificar los requisitos de proyecto.
• Establecer objetivos claros y posibles a realizar de principio a fin de proyecto.
• Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos de proyecto o proyectos.
• Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados de proyecto.


Rol del director de proyecto

El director de proyecto es la persona asignada por la organización ejecutora para liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.

El rol del director de proyecto es diferente al de un gerente funcional o de un gerente de operaciones. Por lo general, el gerente funcional se dedica a la supervisión gerencial de una unidad funcional o de negocio y la responsabilidad de los gerentes de operaciones consiste en asegurar que las operaciones de negocio se llevan a cabo de manera eficiente.

Dependiendo de la estructura de la organización, un director de proyecto puede estar bajo la supervisión de un gerente funcional. En otros casos, el director del proyecto puede formar parte de un grupo de varios directores de proyecto que dependen de un director de programa o de portafolio de proyectos, que es el responsable en última instancia de los proyectos de toda la empresa. En este tipo de estructura, el director del proyecto trabaja estrechamente con el director del programa o portafolio para cumplir con los objetivos del proyecto y para asegurar que el plan para la dirección de proyecto esté alineado con el plan global del programa de la empresa.

El director de proyecto trabaja, colabora, se reúne, se comunica con los directores de la empresa involucrados en el proyecto, el responsable del aseguramiento de la calidad, analistas de negocio, proveedores así como con los expertos en materias específicas del proyecto.


Habilidades del director de proyecto

Los directores de proyecto llevan a cabo el trabajo a través del equipo del proyecto y de otros interesados por lo que los directores de proyecto efectivos necesitan tener un equilibrio entre sus habilidades éticas, interpersonales y conceptuales que los ayude a analizar situaciones y a interactuar y tomar decisiones de manera apropiada y acertada.

A continuación las habilidades necesarias para un director de proyectos:

• Liderazgo.
• Trabajo en equipo.
• Motivación.
• Comunicación.
• Influencia.
• Toma de decisiones.
• Conocimientos de política y cultura empresarial.
• Negociación.
• Empatía, Persuasión, orientación, Gestión de Conflictos y confianza con el equipo de proyecto


Grupo de procesos de la dirección de proyectos

• Inicio y Planificación:

- Guías y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos estándar de la organización con el fin de que satisfagan las necesidades específicas del proyecto;

- Estándares específicos de la organización, tales como: políticas (de recursos humanos, de seguridad y salud, políticas de ética, y políticas de dirección de proyectos), ciclos de vida del producto y del proyecto, políticas y procedimientos de calidad (auditorías de procesos, objetivos de mejora, listas de verificación y definiciones estandarizadas de procesos para su uso en la organización); y Plantillas ( plantillas de registro de riesgos, de estructura de desglose del trabajo, de diagramas de red, de cronograma del proyecto y de contratos).

• Inicio y Planificación:

- Guías y criterios para adaptar el conjunto de procesos y procedimientos estándar de la organización con el fin de que satisfagan las necesidades específicas del proyecto;

- Estándares específicos de la organización, tales como: políticas (de recursos humanos, de seguridad y salud, políticas de ética, y políticas de dirección de proyectos), ciclos de vida del producto y del proyecto, políticas y procedimientos de calidad (auditorías de procesos, objetivos de mejora, listas de verificación y definiciones estandarizadas de procesos para su uso en la organización); y Plantillas ( plantillas de registro de riesgos, de estructura de desglose del trabajo, de diagramas de red, de cronograma del proyecto y de contratos).

• Ejecución, Monitoreo y Control:

- Procedimientos de controles de cambios, con la descripción de las etapas durante las cuales se modificarán los estándares, políticas, planes y procedimientos de la organización ejecutora (o cualquier otro documento del proyecto), y cómo se realizará la aprobación y validación de cualquier cambio.

- Procedimientos de control financiero (en recursos humanos y materiales, informes de tiempo y avance de proyecto, revisiones requeridas de gastos y desembolsos, códigos contables y provisiones contractuales estándar).

- Procedimientos para la gestión de incidentes y defectos que definen los controles, la identificación, y las acciones de seguimiento y prevención a realizar para los mismos.

- Requisitos de comunicación de la organización (tecnología específica, frecuencia de comunicación, medios de comunicación autorizados, políticas de conservación de registros y requisitos de seguridad).

- Procedimientos para asignar prioridad, aprobar y emitir autorizaciones de trabajo.

- Procedimientos de control de riesgos, que incluyen categorías de riesgos, plantillas de declaración y cuantificación de riesgos, definiciones y matriz de probabilidad e impacto, guías, instrucciones de trabajo y criterios para la evaluación de propuestas así como los criterios para la medición del desempeño de la fase o proyecto.

• Cierre:

Guías o requisitos de cierre del proyecto (p.ej., lecciones aprendidas, auditorías finales del proyecto, evaluaciones del proyecto, validaciones del producto y criterios de aceptación)

Le recomendamos visitar nuestra seccion de Procesos y Áreas de conocimiento


El juego de las limitaciones / Triangulo de hierro

El triángulo de hierro en el desarrollo de proyectos de IT en donde los vértices son: tiempo, presupuesto y alcance sin olvidar la calidad al centro. Nos permite observar y analizar, el resultado, las posibilidades, el éxito y el grado de calidad final del proyecto.

Dentro del ciclo de vida del proyecto se verán el cómo cada uno de estos vértices van dándonos nuevas direcciones dentro del proyecto ya que los proyectos tienen una naturaleza evolutiva debido a una serie de factores previstos bajo el análisis de riesgos dentro del proyecto sin embargo su misma naturaleza multifactorial puede darnos de que se den cualquiera de estos eventos dentro del proyecto y va a modificar cualquiera de estos vértices para lo cual esta PMO estará preparada para la toma de decisiones oportunas en tiempo evitando la desviación del proyecto en cualquiera de sus fases.